ファイリング、始めの一歩
今日は、個人レベルでのファイリングを考えてみたいと思います。
文房具というキーワードを聞くと、まずは筆記具・ノート・手帳、そしてハサミやホチキスなどのデスク用品たちを思い浮かべます。そのほかには何があるでしょう。文具屋さんの奥のほうに進んでみてください。売り場の壁面にずらりと並んでいる、各種のバインダーやフォルダ類。そうです、ファイリング用品がありました。
こうした用品は、ご家庭でもたくさん使われているはずです。たとえば、お子さんが学校から持ち帰ってきたプリント類を重ねて保存する紙製のフラットファイル。あるいは、頻繁に閲覧する可能性がある書類を、透明な袋状のページにさし込んで保存するクリアファイルなどがお馴染みのところでしょうか。
もう少しお仕事側に話を振って、ひごろ書類や資料をたくさん取り扱う人ならば、より本格的な用品を検討することになると思います。
ここで確認したいのは、ファイリングした物をいったい誰が見るのかという点です。ひとりで見るだけなのか、スモールオフィスのような所で数人に閲覧されるのか、あるいはより大きな規模の会社で大勢の社員が引き出す可能性が有るのか。その違いです。
今後もたった一人しか見ないのに、あまり立派なファイリング方式を導入しても、書類を整理する手間ばかりかかって時間の無駄という事になりかねません。もし「ひとりファイリング」であれば、厚紙を二つ折りにしただけのフォルダや、クリアフォルダ（柔らかな樹脂を二つに折って一辺を熱で融着させた、よく見かけるシンプルなフォルダ）に書類をそのまま放り込んで、それを書棚や引き出しの中に並べるだけでも十分です。もちろん、各フォルダには、タイトル・ラベルをちゃんと付けてくださいね。
ひとり〜数人の範囲であれば、前述の「放り込みファイリング」をベースにして、あとは必要に応じて、用紙に穴を空けて綴じるバインダー等を導入・活用すると、少ないコストで合理的なファイリングが実現すると、私は考えています。
では、穴を空けて綴じるバインダーはどんな時に有用か。当たり前の話ですが、書類や図面の中から一定のテーマでまとめ、閲覧性を高めたい・他の人に見せたいなどの要求があった場合です。
スモールオフィス程度までのファイリングについては、今後も機会を見てお話をさせていただきたいと思います。
こうした用品は、ご家庭でもたくさん使われているはずです。たとえば、お子さんが学校から持ち帰ってきたプリント類を重ねて保存する紙製のフラットファイル。あるいは、頻繁に閲覧する可能性がある書類を、透明な袋状のページにさし込んで保存するクリアファイルなどがお馴染みのところでしょうか。
もう少しお仕事側に話を振って、ひごろ書類や資料をたくさん取り扱う人ならば、より本格的な用品を検討することになると思います。
2穴バインダーの綴じ金具
（「完成されたカタチ」が美しい）
ここで確認したいのは、ファイリングした物をいったい誰が見るのかという点です。ひとりで見るだけなのか、スモールオフィスのような所で数人に閲覧されるのか、あるいはより大きな規模の会社で大勢の社員が引き出す可能性が有るのか。その違いです。
今後もたった一人しか見ないのに、あまり立派なファイリング方式を導入しても、書類を整理する手間ばかりかかって時間の無駄という事になりかねません。もし「ひとりファイリング」であれば、厚紙を二つ折りにしただけのフォルダや、クリアフォルダ（柔らかな樹脂を二つに折って一辺を熱で融着させた、よく見かけるシンプルなフォルダ）に書類をそのまま放り込んで、それを書棚や引き出しの中に並べるだけでも十分です。もちろん、各フォルダには、タイトル・ラベルをちゃんと付けてくださいね。
ひとり〜数人の範囲であれば、前述の「放り込みファイリング」をベースにして、あとは必要に応じて、用紙に穴を空けて綴じるバインダー等を導入・活用すると、少ないコストで合理的なファイリングが実現すると、私は考えています。
では、穴を空けて綴じるバインダーはどんな時に有用か。当たり前の話ですが、書類や図面の中から一定のテーマでまとめ、閲覧性を高めたい・他の人に見せたいなどの要求があった場合です。
スモールオフィス程度までのファイリングについては、今後も機会を見てお話をさせていただきたいと思います。
